明确会议目的
从一开始就要明确会议的目的，如果不开会也能解决问题，就取消会议。
1.会议目的
(1)透露信息或提供意见。
(2)发布指示。
(3)提出申诉和仲裁。
(4)做出决定或贯彻决定。
(5)激发创意。
(6)提出建议，进行讨论，并作出最终决定。
(7)商务展示。
2.会议细节
(1)会议要开多长
(2)哪几个问题需要讨论
(3)分配给每个问题的时间
(4)作决定、总结的时间
(5)休息时间
(6)恰当、权威的与会者出席
(7)定期检查例行会议的实用目的
3.其他事项
(1)评估个人目标
(2)会议目标与个人目标是否相符
(3)也许你只参加会议的一部分
保密事宜
如果会上要讨论保密事宜，应让全体与会者在会议的开始阶段就知道，因为这会影响与会者的态度。所有保密事项需要恰当的处理并在会外也应该获得足够的重视。
4.明确会议的目的
(1) 强调目标
(2) 明确会议目的、程序
明确会议的目的
判断你是否具备会议管理的基本能力
(1)每个人都明白会议的基本目的吗?
(2)是否要求每个人都要出席整个会议?
(3)是否有比开会更好的方法来提出问题?
(4)是否漏掉了重要的人?
(5)使用各种视觉辅助手段是否有利于会议?
会议的形式
1.非正式会议
(1)环境要求。
非正式会议对环境布置没有严格的要求，会址一般选在小会议室、休息室等气氛相对轻松的场所，甚至也可以在走廊开非正式会议。
(2)几种非正式会议的特点
① 临时会议
●不多于3-4人
●小问题/紧急问题的解决
●轻松的表情及肢体语言通过
●迅速作出决定
②小型会议
●通过讨论来解决问题，提供反馈
●讨论争议，多用大量鼓励性的目光接触，帮助你保持对会议的控制
③头脑风暴型会议
●产生新想法
●灵活的创意
●事先说明会议的目的和时间限制
●轮流发言
●避免评论或批评
● 判断新想法的可行性
2.正式会议
正式会议的类型
会议目的和形式相符
会议的目的和形式
也许很多人认为，我们平时的工作会议是不需要花钱的，没有成本。但是事实并非如此，即使是日常的工作会议也是有成本的。所以在打算开会之前，先要算一算经济账，这个会议值多少钱?如果会议的投入大于产出的话，最好取消会议，用别的方式解决问题。