每份商务写作只确定一个中心目标。任何一份商务写作，只能确定一个中心目标。
商务写作的四个步骤
商务写作的步骤
商务写作一般有四个基本步骤。
(1)计划，先列一个提纲。
(2)成文。
(3)修改。
(4)编辑，排版。
成文过程中语言的合理运用
商务写作的内容
在写作的过程当中内容如何表达，需要注意什么?
语言
(1)语言力求清晰、简单、直白，尽量避免陈词滥调
曾经有人说过这样一句话： 语言的力量在于表达而不在于炫耀
在使用语言的时候要尽量使用正式语言，不要采用非正式语言。商务写作和诗歌有严格区别，诗歌表现的是一种意境，它强调的是意味绵长;商务写作则要求简单直白，不要炫耀词藻，更重要的一点是，商务写作的内容绝对不能让读者产生歧义，必须简单明了。
【案例】
通 知
在建筑物相邻的停车场停车是受到这片停车场是设计给工人的交通工具及最外面的四块空间要留给大楼的管理者等原因的制约的，所以，员工们应该考虑共同使用交通工具，或在正常时间内另作停车打算。
(2)尽量运用积极乐观的语气
(3)应用主动语态，而不是被动语态例如，主动语态：我保证按时完成任务;被动语态：任务还是能够按时完成。
成文过程中目录以及附件的合理运用
目录以及附件的运用
在商务写作的时候，往往遇到一些非常多的文字内容，如产品说明、详细的项目计划等，在进行这种商务写作时，要合理利用目录、提纲以及附件。
(1)目录、提纲：便于读者了解你写作的整体内容、结构
比如：在报告前面写一个简单目录、提纲，上级按照目录、提纲提示，可以直接了解报告的内容和结构，同时又节省时间。
(2)附件：对写作中引用的内容或相关资料，应当采用附件的形式加以说明
比如：人力资源部申请了一个培训项目，发了一个通知，在附件中介绍了专家的背景材料，这样做便于学员了解培训的详细情况。
成文过程中布局的合理运用
段落层次的安排
(1)布局
商务写作的布局要合理，布局主要分成两部分：一部分是开头与结尾，另一部分是段落层次的安排。
开头与结尾，要吸引大家的注意，要风趣、有力度。根据不同的读者和不同的商务信息，
需要采用不同的开头和结尾方式。
(2)段落层次的安排
商务写作中，段落安排是服从于形式的。简要介绍几个常用的段落层次安排类型。
◇直接要求型
第一段：直接提出你所需要的信息和服务。
第二段：解释原因或指出将如何使用该信息。
第三段：具体指出你希望读者做什么。
第四段：列出读者的收益，以良好的祝愿结尾。
◇通知型
第一段：吸引注意。
第二段：提供必要信息。
第三段：提出不利因素并指出原因。
第四段：列出读者的收益，以良好的祝愿结尾。
◇说服型
第一段：引起兴趣，建立共同的目标。
第二段：定义一个问题。
第三段：解释你的方案，列举读者能够得到的收益。
第四段：具体指明你需要读者做什么。
◇消息型
第一段：表达良好祝愿。
第二段：提出消极消息，并解释原因。
第三段：解释其中的积极方面并再次表达良好的祝愿。
成文过程中图表 空白 标题的合理运用
图表、空白和标题的运用
在商务写作当中，图表是一种非常好的表示形式。
(1)图表
图表往往比文字更易于被视觉接受，传送更直接。在商务写作中运用图表时，一定要注意恰当、准确、易于察看
图表有表格、饼状图、柱状图、流程图以及图片等表现形式，这些表现形式必须合理地利用，准确地反映出所要传达的信息。
适用情况
·表格——大量的数字信息
·饼状图——百分比关系、整体与部分的份额关系
·柱状图——随时间的增减变化
·流程图——事物的过程、工作步骤
·图片——烘托气氛、非常形象直观
(2)空白
在商务写作中，我们往往忽视空白的使用。如果合理运用空白，可使文字更有说服力，一目了然，段落层次非常清晰。
【案例】
大作家雨果在一部新书出版之后，他非常想了解一下市场反应情况，于是他给总编写了一封信，信里面只有一个问号，总编给他回了一封信，是一个惊叹号，代表市场反响非常好。商务信函内容尽量简洁，适当运用空白，并特别注意按照读者的阅读习惯进行商务写作。
(3)标题
在商务写作中，标题的字体、字号和颜色要合理利用，应使标题非常清晰，重点突出。
但字体、字号和颜色不宜过多。
【忠告】
不要把商务写作变成打印机的测试页
商务写作的十大技巧
进行商务写作的时候需要特别注意的十点：
第一，了解你的读者。
第二，使用第二人称，强调读者的利益。
第三，(确定单一的写作目标，也就是说，每一个商务写作最好或最稳妥的办法，是确定唯一的写作目标。)
第四，语言运用要清晰、简单、直白。
第五，运用目录、提纲以及附件，可以更好的突出商务主题。
第六，开篇和结尾要有力。
第七，在长的文件当中合理地运用标题、空白以及图表。
第八，多用主动语态。
第九，避免消极的写作。
第十，运用说服的技巧来说服读者。
良好的商务写作是商务礼仪的一种表现，同时也是重要的沟通渠道，对于一位职业人士而言，商务写作是必不可少的工具，希望通过学习商务写作技巧，能够提高你的商务写作技巧，以成为一个合格的职业人士。